El 13 de marzo de 2023, entró en vigor la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción que supone la transposición al ordenamiento jurídico nacional de la Directiva 2019/1937, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019.

La Ley establece el régimen jurídico de los sistemas internos de información que abarcan tanto el canal interno, entendido como buzón o cauce para recepción de la información, como los requisitos y procedimientos indispensables para una eficaz protección de las personas que deciden denunciar.

Por otro lado, la Ley 2/2021, de 18 de junio, de lucha contra el fraude y la corrupción en Andalucía y de protección de la persona denunciante establece las entidades andaluzas, tanto públicas como privadas, sujetas a la implantación de los sistemas internos de información

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, obliga a todas las empresas con más de 49 trabajadores a implementar un Canal de Denuncias interno, para prevenir y alertar de la conductas fraudulentas en las empresas y organizaciones.

También es obligatorio para todas las entidades del sector público, incluidas todas las entidades locales, con independencia del tamaño; así como para partidos políticos, sindicatos, patronales y fundaciones siempre que reciban o gestionen fondos públicos. Y también las empresas dedicadas a servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente.

Un Canal de Denuncias es un sistema de alertas que permite identificar y denunciar irregularidades, malas prácticas o la mala administración de una organización y que ayuda a una correcta gestión empresarial.

El Canal de Denuncias de las empresas y organizaciones es una herramienta de comunicación interna a través de la cual la empresa recibe y gestiona las denuncias de los miembros de la propia empresa o de otras personas vinculadas a ella (informantes), sobre posibles conductas irregulares o ilícitas de las que puedan haber sido testigos o tengan conocimiento.

Los trabajadores, proveedores, contratistas o clientes de una empresa u organización pueden alertar de manera confidencial y anónima sobre posibles ilegalidades que se produzcan en ella.

• Los directivos, empleados, clientes y proveedores de la organización pueden denunciar irregularidades, actos delictivos o violaciones del código de conducta, de manera confidencial y anónima, sin riesgo alguno de sufrir represalias.

• Los órganos de gobierno y dirección tienen mayor conocimiento y control de la realidad de la empresa u organización, y pueden tomar decisiones acertadas.

• Contribuye a promover una cultura ética en la empresa. Fomenta entre los trabajadores, clientes y proveedores el aprecio por el cumplimiento normativo.

• Previene conductas fraudulentas o delictivas.

• Es una herramienta de alerta temprana de fraudes, que facilita adoptar decisiones adelantándose a posibles consecuencias perjudiciales para la empresa u organización.

• Genera evidencias para la exención o atenuación de una posible responsabilidad penal en caso de incumplimientos graves.

• Protege reputacionalmente a la empresa o entidad. Las organizaciones que implementan un Canal de Denuncias son más fiables, y tienen mayor probabilidad de aumentar su cuenta de resultados.

Deben tener un Canal de Denuncias interno:

• Las empresas con 50 o más trabajadores.
• Las entidades públicas de municipios con más de 10.000 habitantes.
• Empresas afectadas por la Ley de Blanqueo de Capitales (independientemente de su número de empleados).
• Empresas dedicadas a productos y mercados financieros.
• Empresas dedicadas a la seguridad en el transporte.
• Empresas afectadas por leyes de protección del medio ambiente.
• Empresas que tienen implementado un programa de compliance.
  
• Empresas que tienen implementado un Plan de Igualdad.
  
• Empresas o entidades del ámbito deportivo, ocio o educativo cuando cuenten con la presencia de menores.

Las empresas con más de 249 empleados deben tener un Canal de Denuncias desde junio de 2023.

Las empresas con más de 49 empleados y los municipios con menos de 10.000 habitantes tienen de plazo para implementarlo hasta el 1 de diciembre de 2023.

El órgano de administración u órgano de gobierno de cada entidad u organismo será el Responsable de la implantación del Sistema Interno de Información, previa consulta con la representación legal de los trabajadores.

Los Canales de Denuncias deben cumplir los requisitos dispuestos en los arts. 4 a 9 de la Ley 2/2023.

• Ser fácilmente accesible.
• Garantizar la confidencialidad y el anonimato.
• Informar a los trabajadores y sus representantes de su existencia, funcionamiento y objetivos.
• Revisar periódicamente de su funcionamiento.
  
• Gestionarlo adecuadamente por el Responsable del Sistema de Información Interno.
• Contar con un software idóneo.

El Responsable del Canal de Denuncias es designado por el órgano de administración y órgano de gobierno de cada entidad y organismo obligado, previa consulta con la representación sindical de las personas trabajadoras. Su nombramiento será notificado a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI). Tiene la condición de responsable del tratamiento de los datos personales.

El sistema debe estar diseñado, establecido y gestionado de forma segura, garantizando la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la denuncia, y de la gestión y tramitación de la misma.

Debe contar con:

• una política o estrategia que enuncie los principios generales y que sea debidamente publicitada en el seno de la entidad y organismo (Código ético).
• un procedimiento de gestión de las denuncias recibidas.
• las garantías para la protección de los denunciantes en el ámbito de la propia entidad u organismo.

La gestión del Canal de Denuncias se puede llevar dentro de la propiedad entidad, o acudiendo a un tercero externo.

• Todo personal trabajador de la entidad tiene la posibilidad de comunicar información sobre infracciones a través de los canales y procedimientos habilitados.

• Otras personas que no sean personal trabajador pero que estén en contacto con la entidad en el contexto de sus actividades laborales pueden denunciar infracciones, por ejemplo trabajadores no asalariados, los accionistas y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de la empresa, incluidos los miembros no ejecutivos, así como los voluntarios y los trabajadores en prácticas que perciben o no una remuneración, etc.

• En Andalucía, la Ley 2/2021 permite denunciar a cualquier persona, independientemente de su relación laboral con la entidad, y además impone la obligación a determinadas personas, en concreto a empleados del sector público andaluz, a comunicar cualquier infracción sobre la que haya tenido conocimiento.

Los Canales de Denuncia podrán gestionarse internamente por una persona o departamento designados al efecto o podrán ser proporcionados externamente por un tercero, siempre que ofrezcan garantías adecuadas de respeto de la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto. Dichos terceros pueden ser proveedores de plataformas de denuncia externa, asesores externos, auditores, representantes sindicales o representantes de los trabajadores.

Las entidades jurídicas del sector privado que tengan entre 50 y 249 trabajadores podrán compartir recursos para la recepción de denuncias y toda investigación que deba llevarse a cabo, sin perjuicio de las obligaciones impuestas a las entidades de mantener la confidencialidad, de dar respuesta a la persona denunciante y de tratar la infracción denunciada.

Los municipios de menos de 10.000 habitantes, entre sí o con cualesquiera otras Administraciones públicas que se ubiquen dentro del territorio de la comunidad autónoma, podrán compartir el Sistema Interno de Información y los recursos destinados a las investigaciones y las tramitaciones.

Las entidades pertenecientes al sector público con personalidad jurídica propia vinculadas o dependientes de órganos de las Administraciones territoriales, y que cuenten con menos de cincuenta trabajadores, podrán compartir con la Administración de adscripción el Sistema Interno de Información y los recursos destinados a las investigaciones y las tramitaciones.

En todo caso, deberá garantizarse que los sistemas resulten independientes entre sí y los canales aparezcan diferenciados respecto del resto de entidades u organismos, de modo que no se genere confusión a los ciudadanos.

Recibida una denuncia a través del Canal, el Responsable o el Gestor externo del Canal la recepciona. Se lleva a cabo un triaje o análisis de la denuncia. La tramitación dependerá del fundamento y los indicios aportados de que se está cometiendo la irregularidad denunciada.

Una vez recepcionada la denuncia, se le asigna un número de registro y se activan las medidas de confidencialidad.

El informante recibirá acuse de recibo en el plazo de 7 días de la recepción de la denuncia.

La organización dispone de un plazo máximo de 3 meses para realizar la investigación interna correspondiente para el esclarecimiento de los hechos. Este plazo se puede prorrogar por 3 meses más, en casos de especial complejidad.

Con el resultado de la investigación se decidirá si hay infracción o no, y la respuesta que deba darse.

Las denuncias presentadas y tramitadas se documentan en un Libro Registro, garantizando la confidencialidad, que deberá ser accesible a la autoridad judicial en el caso de un procedimiento judicial. Los datos personales que contenga este registro se conservarán durante el tiempo necesario, con un plazo máximo de 10 años.

Una vez recibida una denuncia a través del Canal, nosotros le asesoramos en el diseño de las estrategias legales más adecuadas para la averiguación y comprobación de los hechos denunciados.

Las investigaciones internas se llevan a cabo conforme dispone la norma ISO 37002.

Las investigaciones internas no interfieren en investigaciones policiales o judiciales que pueda haber.

La Ley contempla un detallado régimen sancionador. Las multas que oscilan entre los 1001 y los 300.000 euros, en el caso de las personas físicas; y los 100.000 y el millón de euros en el caso de las personas jurídicas.

En el caso de las infracciones muy graves no podrás acceder a subvenciones o beneficios fiscales durante un plazo de 4 años ni contratar con el sector público durante un plazo de 3 años.

Se consideran infracciones muy graves presentar denuncias falsas, con multa de 30.001 hasta 300.000 euros para personas físicas, y entre 600.001 y un millón de euros para personas jurídicas.